20 grundläggande PR-tips

Vissa pr-byråer vill själva skriva uppdragsgivarnas pressmeddelanden till en ofta hög
styckkostnad. Uppdragsgivaren bör vara försiktig med att lägga över sådana rutinjobb
på pr-konsulter. Baserat på en enkel mall kan de flesta lära sig att skriva bra pressmeddelanden. Här följer våra viktigaste tips i samarbete med PR-byrån Westander.

1. ANVÄND LOGGAN
Placera er logotyp i dokumentets sidhuvud och längst upp i mejlet.

2. DATERA TYDLIGT
Pressmeddelanden är färskvaror. Datera därför väl synligt under er logotyp, förslagsvis
enligt modellen ”Pressmeddelande den 6 oktober 2009”. Undvik svårtydd datering med enbart siffror och onödig avsändarort.

NYHETER & TIPS

Lär dig mer om
grunderna i PR

Undvik fällan att bli hemmablind och tänk igenom vilka delar av verksamheten som gör den unik. Det människor inte vet sedan tidigare är alltid en nyhet. Det ger många tillfällen till publicitet.

Läs mer

3. RUBRICERA SLAGKRAFTIGT
En bra rubrik är kort, slagkraftig och anger huvudbudskapet. Den bör rymmas på en rad. Tänk nyhetsmässigt och låt er inspireras av medias ofta fyndiga och intresseväckande formuleringar.

4. SAMMANFATTA FÖRST
Skriv en ingress i fet stil som på 2-4 rader sammanfattar hela nyheten. Rubrik och
ingress ska kunna kopieras direkt av den tidning som vill göra en notis.

5. SKRIV NYHETSMÄSSIGT
Skriv det viktigaste först, eftersom redaktionell text kortas nedifrån. Ett par kärnfulla
uttalanden gör pressmeddelandet mer livfullt och användbart för media. Ange
namn och titel efter första citatet och bara namn efter det andra.

6. LÄNKA TILL BILDER
Ange webbadressen till ett bildarkiv med talespersoner och relevanta miljöer. Bra
bilder för fri publicering ökar chansen att det blir en illustrerad artikel i stället för en
liten notis.

7. ANGE KONTAKTUPPGIFTER
Infoga kontaktuppgifter till talespersonen och eventuellt andra personer som kan ge
ytterligare information. Telefonnummer, mobilnummer och mejladress bör finnas
med.

8. PRESENTERA VERKSAMHETEN
Presentera er verksamhet på 4-6 rader i malldokumentets sidfot. Använd en mindre
teckenstorlek för att inte stjäla uppmärksamhet från nyheten. Glöm inte att ange er webbadress.

9. ERBJUD EXKLUSIVITET
Att först erbjuda er nyhet exklusivt till en utvald reporter eller nyhetsredaktion kan
ofta vara klokt. Om det lyckas sänds pressmeddelandet ut till övriga media direkt
efter publicering.

10. SKICKA MED MEJL
Sänd pressmeddelandet via mejl, med rubriken i ämnesraden. Klistra in texten direkt i
mejlet. Använd uppdaterade egna sändlistor* eller anlita en distributionstjänst, till exempel
Cision, Hugin, Newsdesk eller Pir. Överväg att inkludera opinionsbildare, bloggare och
andra intressenter i era sändlistor.

* pressregistret.se erbjuder ett bra grundregister där du enkelt kan plocka ut kontakter till de medier du är intresserad av att skicka till. Redaktörens anmärkning

11. PUBLICERA PÅ WEBBEN
Lägg ut pressmeddelandet på er webbplats samtidigt som det sänds ut. Den som läser om er nyhet kan då verifiera informationen och se era tidigare pressmeddelanden.

12. VAR TILLGÄNGLIGA
Se till att kontaktpersonerna är tillgängliga när pressmeddelandet går ut. Den som ändå missar ett samtal bör prioritera att snabbt ringa tillbaka till journalisten.

13. FÖRBERED FRÅGOR & SVAR
Tänk igenom vilka frågor journalisterna kan vilja ha svar på. Skriv ned kortfattade och tydliga svar, med målet att de ska vara begripliga även för den som saknar specialkunskaper inom ert område. Läs mer om hur ni förbereder er under ”20 tips för journalistsamtal”.

14. KOM IHÅG REGIONALA OCH LOKALA MEDIA
Många företag och organisationer kan anpassa sina pressmeddelanden till regionala och lokala media med särskilt framtagen statistik. Med länets eller kommunens namn i rubriken och ingressen ökar chansen till publicering väsentligt.

Några fallgropar

15. INGEN AVHANDLING
Skriv inte mer än en A4-sida. Ju längre text, desto större risk att redaktionen missar nyheten.

16. INGEN NYHETSKOMPOTT
Fall inte för frestelsen att pressa in olika nyheter i ett och samma pressmeddelande. Det gör huvudbudskapet otydligt. Två nyheter redovisas i två olika pressmeddelanden.

17. INGEN REKLAMTEXT
Använd inte förskönande adjektiv, superlativ och utropstecken. Företagsreklam ratas direkt av redaktionerna. En text som inte behöver skrivas om för att platsa i tidningen leder lättare till publicitet.

18. INGET FIKONSPRÅK
Undvik intern jargong och använd inte fackuttryck och förkortningar. Var aldrig ensam om att korrekturläsa texten och testa gärna läsbarheten på någon utomstående.

19. INGA SENA UTSKICK
Skicka inte pressmeddelandet på eftermiddagen – då är de flesta reportrar upptagna.
Om ni inte hinner skicka det på morgonen eller tidig förmiddag är det bättre att vänta en dag, om det är möjligt.

20. INGET KRÄNGANDE
Ring inte mottagaren och fråga om pressmeddelandet har kommit fram. Ring hellre redaktionen i förväg och fråga om det finns ett intresse för nyheten.

Effektiv utbildning i PR

Vi erbjuder en för dig skräddarsydd heldag i högt tempo med erfarna föreläsare. Välj mellan att få
grundläggande PR-kunskaper eller en fördjupning, i båda fallen med flera praktiska övningar, där du även får möjlighet till individuell rådgivning och coachning.

Läs mer

5 tips på
nyheter ni redan har

Den egna verksamheten genererar en mängd potentiella nyheter om företaget eller organisationen. Undvik fällan att bli hemmablind och tänk igenom vilka delar av verksamheten som gör den unik. Det människor inte vet sedan tidigare är alltid en nyhet. Det ger många tillfällen till publicitet.

Läs mer